Cuando las empresas publican una oferta de trabajo las personas que se postulan son muchas. Entonces, el departamento de RRHH recibe todas las postulaciones y elige uno o varios candidatos para entrevistarlos y evaluarlos, según la cantidad de puestos vacantes.
Tras la entrevista llega el momento de elegir a aquel o aquellos que cumplen con los requisitos, pero se debe comunicar a los que no fueron seleccionados. ¿Y sabes, cuál es la mejor forma de decirle a un candidato que no ha pasado la prueba tras la entrevista? Este artículo se ha escrito para explicar la mejor forma de comunicar al aspirante que el puesto, no es suyo.
¿Cómo decirle a un candidato que no quedó seleccionado?
Hay dos canales que son las más apropiados para informar a un candidato que no superó la entrevista, puede ser por email o por una llamada telefónica. Hacerlo es importante tanto para el candidato como para la empresa.
- Comunicación por email
En primer lugar, debe existir un saludo dirigido al candidato usando nombre y apellido. Mientras que, en la estructura del mensaje se escriben las causas por las que se tomó la decisión de no admitir al aspirante. A la vez que se le deja saber que su currículum quedará asentado en la base de datos para posibles contrataciones a futuro.
Por último, no olvide el agradecimiento y despedida.
- Comunicación por vía telefónica
Esta modalidad puede ser la más complicada, es por esto que quien realiza la llamada debe cuidar de no perder el control. Bajo ningún concepto, envíe mensajes de texto. La persona que realice la llamada debe planear qué va a decir, debe ser clara y no andar con rodeos.
Sin embargo, ser directo no quiere decir que vale gritar: ¡No sirves para el trabajo! Sencillamente, decir: ¡No aprobaste el proceso de selección! Las disculpas están demás, por lo que bastará con explicar que la competencia estuvo reñida por la presencia de otros aspirantes bien preparados.
Otro punto importante es dejar en claro la posición obtenida en el proceso de captación, ellos necesitan que sea honesto, pero cuidado con los excesos de sinceridad. Si lo considera necesario agradezca el tiempo dedicado a postularse antes de concluir la conversación de forma gentil.
Elementos básicos para tomar en consideración
La comunicación por email o por vía telefónica debe contener algunos aspectos fundamentales para que el mensaje sea efectivo. A continuación, algunos de los más relevantes.
- Claridad en el mensaje
Corresponde dar un mensaje breve y específico bien sea por escrito o a través de una llamada sin titubear. Lo que sí es importante es hacer una retroalimentación de las razones que llevaron a tomar la decisión. Esto permite que el lector o quien escucha entienda los motivos sin cuestionar sus habilidades personales.
- Comunicación personalizada
El mensaje debe ser personalizado si es escrito y si la comunicación es vía telefónica asegúrese de llamarlo por su nombre. Es fundamental tener en cuenta que detrás de la fachada de una pantalla se encuentra un ser humano.
Por lo tanto, tomar datos de cada participante durante la entrevista, es muy útil. Utilice su nombre, el puesto al que se postuló y de ser posible la fecha en que lo hizo.
Añada un sentido humanizado y cercano.
Beneficios de establecer contacto con los candidatos descartados
El entrar en contacto con los candidatos que no superaron el proceso de selección tiene múltiples beneficios para la empresa que quizás, el departamento de Recursos Humanos desconoce.
- Garantía de actualización de la la base de datos
Existe la posibilidad que el aspirante no cubra las exigencias del puesto vacante, sin embargo, puede estar a la altura de otro cargo en el futuro. De manera que tener una base de datos actualizada con perfiles de profesionales es muy importante.
He aquí la importancia de mandar una comunicación a los candidatos comunicando que fueron descartados, al mismo tiempo que se genera una buena relación con esas personas.
Además, posibilita tener un abanico de opciones con miras a nuevas propuestas que pueden desarrollarse a medio o largo plazo.
- Resguardo de la imagen y reputación de la marca empleadora
Se da a través de la fusión entre la mercadotecnia y Recursos Humanos debido a que es necesario cuidar la imagen de la empresa. La empresa debe procurar que los candidatos queden satisfechos con el trato recibido aunque no hayan aprobado el proceso de captación.
Por consiguiente, notificar a los candidatos que han sido descartados es un elemento clave en la estrategia de employer branding (marca de empleador). Dicha estrategia sirve para hacer que los candidatos continúen teniendo una imagen positiva de la empresa, frenar las referencias negativas y conseguir una reputación relevante.
- Reduce el estrés y ansiedad de los candidatos
Un gran número de personas alrededor del mundo ha estado inmerso en un proceso de selección y saben que el nivel de estrés y ansiedad sin dudas, se incrementa por no saber si serán elegidos o no.
Quizás te interese conocer más acerca de Cómo elaborar un buen proceso de selección y reclutamiento.
Recomendaciones
Es pertinente dejar algunas recomendaciones que serán de utilidad para la empresa y para el aspirante también.
Una práctica común entre los empleadores es esperar que el candidato seleccionado inicie labores para comenzar gestiones con los no admitidos. No es lo ideal por lo tanto, apenas tome una decisión comuníquelo y no deje al resto de solicitantes en espera.
El comunicado debe hacerse en plural de manera que abarque a todos los departamentos que componen y representan a la empresa. El escrito debe ser objetivo e involucrar únicamente aspectos de carácter laboral sin perder el sentido de profesionalidad y cercanía.
Además, extienda una invitación animándolos a continuar y estar atentos a la publicación de otras vacantes en fechas posteriores. Hágales saber que a través de la página web y perfiles en las RRSS se hacen las publicaciones.
Para finalizar, tome en cuenta que en todo el proceso de captación de personal, elegir el mejor candidato no es lo único importante la imagen de la empresa, también lo es.
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